A HR sci-fi a szemünk előtt játszódik: kétségtelen, hogy a HR technológiák a digitalizáció és a mesterséges intelligencia egyik leggyorsabban fejlődő szegmense. Ma már teljesen átalános, hogy MI chatbottal interjúznak a jelöltek, MI alapú szoftverek segítenek a bérszámfejtésben és MI által vezérelt prediktív elemzést használnak a munkaerő-tervezéshez. A fejlődést nem lehet megállítani, de a hiperűrsebességgel száguldás közben érdemes figyelmet fordítani a jogi megfelelési követelményekre, mert különben több fejfájást okozhat a nem körültekintően végrehajtott digitalizáció.
HR digitalizáció szédítő tempóban
A digitalizáció és azon belül az MI alapú megoldások alapjaiban alakítják át a HR funkciót. Ez leglátványosabban a toborzás során érhető tetten. Az időigényes és emberi előítéletektől terhelt hagyományos munkaerőfelvételi folyamatok digitalizációjával jelentős hatékonyság növekedés érhető el. Az MI alapú eszközök képesek elemezni az önéletrajzokat, összevetni a jelölteket egymással és a hirdetésben szereplő követelményekkel. MI chatbotok veszik fel a kapcsolatot a jelöltekkel, szervezik meg az interjúkat, illetve adminisztrálják azokat. Kiemelt területe még a digitalizációnak a munkavállalói élmény mérése, a személyre szabott képzési lehetőségek biztosítása, a teljesítmény értékelése, illetve a HR adminisztráció. Külön is érdemes kiemelni a munkaerő-tervezés során végbemenő forradalmi változásokat. Az MI által vezérelt prediktív analitikával a HR részlegek naprakész és pontos információhoz juthatnak a potenciális dolgozói fluktuációval kapcsolatban. Ez nem csak megkönnyíti a távozók időben történő pótlását, hanem a vállalatok képessé válnak arra is, hogy felismerjék és proaktívan kezeljék a fluktuációs kockázatokat, azokat a tényezőket, amelyek munkaerőhiányt okozhatnak.
Az igazán nagy felfordulás azonban az MI ügynökök fejlesztésével és csatasorba állításával várható. Az MI ügynökök nagyfokú autonómiával, döntéshozatali- és alkalmazkodóképességgel rendelkező MI rendszerek. A hagyományos MI eszközökkel szemben – amelyek elsősorban adatokat elemeznek és javaslatokat tesznek emberi felhasználók számára – az MI ügynökök képesek döntést hozni, cselekedni és folyamatosan tanulni minimális emberi beavatkozás mellett. Egy MI ügynök már önmaga generálhat álláshirdetéseket a cégnél felmerülő igényeknek megfelelően, rangsorolhatja a jelölteket az önéletrajzok alapján, illetve az interjúkat is lefolytathatja. A legnagyobb piaci szereplők – például az SAP és a Workday - már dolgoznak ezek fejlesztésén, az Oracle pedig már elérhetővé is tett ilyen szolgáltatást.
Átgondolt beszerzés
A digitális HR megoldások, illetve MI alapú szolgáltatások elképesztő gyorsaságú fejlődése és a jogi szabályozási környezet folyamatos változása komoly kihívás elé állítja a beszerzési és jogi megfelelési csapatokat. Megtalálni a célnak legmegfelelőbb, legfejlettebb, a meglévő működési modellbe és technológiai környezetbe jól integrálható, ugyanakkor a szabályozási és belső szervezeti compliance követelményeknek is mindenben megfelelő megoldást nem egyszerű feladat.
Érdemes felülvizsgálni a meglévő beszerzési folyamatokat és szabályokat abból a szempontból, hogy azok biztosítják-e a megfelelő kontroll mechanizmusokat. Specifikusan MI-alapú HR szolgáltatások beszerzése esetén kiemelten fontos a célok és funkcionális elvárások pontos megfogalmazása, a rendszer integrációs követelmények meghatározása, a megfelelő hatásvizsgálatok és kockázatelemzések elvégzése, ideértve nem csak az adatvédelmi jogi hatásvizsgálatot, hanem például az elfogultsági auditot is. Ezek a szolgáltatási szerződések sok esetben komplex általános szerződési feltételek elfogadásával jönnek létre. A szerződéskötést megelőzően külön vizsgálni szükséges a specifikus MI kiegészítő feltételeket, melyek meghatározzák például a megengedett használat feltételeit, a kapacitás korlátozásokat, valamint az output felhasználásának feltételeit, az azzal kapcsolatos felelősség korlátozásokat.
Prudens alkalmazás
Miután kiválasztásra került a megfelelő digitális HR megoldás, illetve MI alapú szolgáltatás, számos jogi és compliance követelménynek kell megfelelni a bevezetés és a használat során. Ezek a megoldások nagy számú személyes adat, sokszor érzékeny személyes adat kezelésével járnak, ezért az adatvédelmi jogi előírásoknak, így különösen a GDPR és a Munka Törvénykönyve szabályainak meg kell felelni. Emellett a 2024. augusztusában hatályba lépett EU-s MI rendeletet követelményeit is figyelembe kell venni.
Adatvédelmi szempontból a digitális HR megoldás megrendelője jellemzően adatkezelőnek minősül, míg a szolgáltató adatfeldolgozó lesz. Emiatt az alapvető felelősség az adatvédelmi megfeleléssel kapcsolatban a megrendelőt terheli, ideértve többek között az állásra jelentkezők, illetve a munkavállalók megfelelő tájékoztatását, az adatkezelés jogalapjának megfelelő meghatározását, és az adatfeldolgozói szerződés megkötését. Az új technológia használata miatt mindenképp szükség van megfelelő adatvédelmi hatásvizsgálat elkészítésére is. Izgalmas kérdést vet fel, hogy a GDPR alatt mely MI megoldások használata minősülhet ún. automatizált döntéshozatalnak. A jelenlegi szabályok értelmében emberi beavatkozás nélkül, jelentős döntéseket meghozó, személyes adatokat használó automatizált megoldások jogszerűsége kérdéses lehet munkavállalók tekintetében, mert a munkavállalók hozzájárulásának önkéntessége kérdéses, emellett pedig a GDPR a jogos érdek jogalapot nem tekinti elegendőnek.
Az EU-s MI rendeltnek való megfelelés érdekében javasolt már most lépéseket tenni, annak ellenére, hogy a szabályok nagyobb része csak 2026 augusztustól alkalmazandó. A megfelelési projekt első lépése az adott MI megoldás kockázati besorolásának elvégzése. A legtöbb MI alapú HR szolgáltatás nagy kockázatú megoldásnak minősül és számos kötelezettségnek kell megfelelni. Azonban bizonyos megoldások – például az érzelemfelismerő rendszerek munkahelyi használata – elfogadhatatlan kockázatúnak, illetve más rendszerek – például egyszerűbb chatbotok – korlátozott kockázatúnak minősülhetnek, mely esetekben eltérő szabályok alkalmazandóak. A második lépés annak megállapítása, hogy mely kötelezettségek vonatkoznak a digitális HR megoldás megrendelőjére. Nagy kockázatú rendszerek esetében az alkalmazókat terhelő legfontosabb kötelezettségek közé tartozik a munkavállalók megfelelő tájékoztatása, a szükséges technikai és szervezési intézkedések végrehajtása, ideértve a rendszer által generált naplók megőrzését, az emberi felügyelet biztosítása, és a rendszer működésének a nyomon követése.
Egy biztos: a bizonytalanság
Napjaink geopolitikai és gazdasági turbulenciái, illetve a felgyorsult technológiai verseny egyértelmű hatással lehetnek a szabályozási környezetre is. A 2024 szeptemberi Draghi jelentés az európai túlszabályozottságot jelölte meg a gyenge uniós versenyképesség egyik okaként. 2025 januárjában az Európai Bizottság közzétette a Versenyképességi Iránytű (Competitiveness Compass) nevű stratégiát, mely a szabályozás egyszerűsítését kiemelt célként határozza meg. 2025 áprilisában pedig robbant a hír, hogy az Európai Bizottság rövid időn belül konkrét javaslatot készül tenni a GDPR szabályozási körének szűkítésére, mely várhatóan elsősorban a kis és középvállalkozásoknak fog kedvezni. Kérdés: mi lesz a következő lépés a deregulációs úton? Az kétségtelen, hogy aki kimarad a digitalizációból az lemarad és az is biztos, hogy a naprakész jogi támogatás elengedhetetlen a sikeres megvalósításhoz.
